Doanh nghiệp nhỏ của bạn đã thực sự sẵn sàng cho AI? Câu chuyện thất bại và thành công từ một công ty 80 năm tuổi

- AI đã bùng nổ từ các phòng thí nghiệm vào năm 2022 và phát triển theo cấp số nhân trong 3 năm qua. Các chuyên gia dự đoán rằng trong vài năm tới, AI sẽ ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực từ chăm sóc sức khỏe đến sáng tạo ý tưởng.

- Bài viết chia sẻ nghiên cứu tình huống về việc triển khai AI trong một doanh nghiệp bán buôn nông sản nhỏ với mục tiêu tăng giá trị công ty để chuẩn bị bán.

- Công ty này là doanh nghiệp gia đình truyền qua ba thế hệ với thương hiệu và uy tín tốt. Chủ doanh nghiệp đã làm việc ban đêm tại kho hàng xử lý đơn hàng trong 40 năm và tin rằng chỉ có anh ta mới có thể xử lý công việc phức tạp này.

- Nhiệm vụ đầu tiên là đưa chủ doanh nghiệp ra khỏi kho hàng, giao công việc cho nhân viên chủ chốt đã làm việc 15 năm, và để chủ sở hữu đảm nhận vai trò CEO. Chủ doanh nghiệp miễn cưỡng thực hiện điều này vào tháng thứ 5 của dự án.

- Sau khi rời khỏi kho hàng, chủ doanh nghiệp cần thời gian thích nghi với lịch ngủ mới và buông bỏ công việc cũ. Điều này làm mất nhiều thời gian triển khai AI.

- Ban đầu, chủ doanh nghiệp muốn bắt đầu áp dụng AI vào quy trình xử lý đơn hàng. Tuy nhiên, do công ty đã ký hợp đồng với bên thứ ba để xử lý kiểm soát hàng tồn kho và có tin đồn về vấn đề tài chính của bên thứ ba, nên việc triển khai bị tạm hoãn.

- Đội dự án quyết định chuyển hướng sang marketing, vì hơn 90% công ty áp dụng AI bắt đầu từ marketing. Việc này dễ triển khai và có thể tạo hiệu quả lớn mà không cần tự động hóa phức tạp.

- Vấn đề lớn phát sinh: công ty chưa từng làm marketing trong 80 năm hoạt động. Họ có khoảng 200 khách hàng có được qua truyền miệng và không có hệ thống CRM với thông tin cần thiết để gửi khảo sát.

- Hai nhân viên hành chính được giao nhiệm vụ phát triển CRM trong thời gian rảnh. Cuối cùng, chủ sở hữu đã thuê một chuyên gia marketing tự do để hỗ trợ với CRM và tiếp tục nỗ lực marketing.

- Bài học từ nghiên cứu tình huống này là thiếu sự chuẩn bị để áp dụng AI. Việc chuẩn bị cho AI về cơ bản là tạo ra môi trường giúp việc triển khai AI nhanh chóng và suôn sẻ.

- Thái độ của nhân viên và tài liệu hóa quy trình công ty là yếu tố quan trọng. Hiểu tầm quan trọng của việc chuẩn bị cho AI có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

📌 Nghiên cứu tình huống cho thấy việc chuẩn bị là yếu tố quyết định khi áp dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ. Công ty 80 năm tuổi phải đối mặt với thách thức khi chủ sở hữu làm việc 40 năm trong kho hàng, thiếu CRM và chưa từng làm marketing, khiến quá trình chuyển đổi số gặp nhiều trở ngại.

https://www.entrepreneur.com/science-technology/is-your-small-business-actually-ready-to-adopt-ai/488556

Doanh nghiệp nhỏ của bạn đã thực sự sẵn sàng áp dụng AI chưa? Kinh nghiệm của công ty này cho thấy tại sao sự chuẩn bị là tất cả.

Chuẩn bị đúng cách để sử dụng AI là phần quan trọng nhất trong quá trình triển khai.

Tác giả: Tom Gledhill | Biên tập: Chelsea Brown | Ngày 4/4/2025

Chia sẻ

Những điểm chính

• Hiểu tầm quan trọng của việc chuẩn bị cho AI có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại.
• Chuẩn bị thành công cho AI trong môi trường làm việc đòi hỏi tạo ra một môi trường giúp việc triển khai công nghệ nhanh chóng và liền mạch.
• Ý kiến được bày tỏ bởi các cộng tác viên của Entrepreneur là của riêng họ.

AI bùng nổ từ các phòng thí nghiệm vào năm 2022, và đến nay, hầu như mọi người đều đã nghe nói về AI. AI cũng đã phát triển theo cấp số nhân trong 3 năm qua. Các chuyên gia đã nói rằng trong vài năm tới, AI sẽ ảnh hưởng đến mọi thứ từ chăm sóc sức khỏe đến sáng tạo ý tưởng và hơn thế nữa. Các chuyên gia cũng tuyên bố rằng chúng ta đang bước vào một kỷ nguyên sẽ ảnh hưởng đến nhân loại như chưa từng có trước đây.

Nếu bạn không áp dụng AI sớm trong doanh nghiệp, bạn có thể không thể cạnh tranh được. Nhưng làm thế nào để bắt đầu? Nghiên cứu tình huống sau đây là về kinh nghiệm của tôi khi triển khai AI trong một doanh nghiệp nhỏ. Mục tiêu của dự án là tăng giá trị công ty để có thể bán được. Chúng tôi quyết định sử dụng AI để đạt được điều này.

Một trường hợp điển hình về việc coi quyền sở hữu doanh nghiệp như một công việc

Công ty là một doanh nghiệp bán buôn nông sản nhỏ. Đây là công ty truyền đến thế hệ thứ ba, có thương hiệu và uy tín tốt.

Chủ doanh nghiệp đã làm việc vào ban đêm trong kho xử lý đơn hàng trong 40 năm. Người này cảm thấy rằng anh ta là người duy nhất có thể xử lý chức năng này vì nó quá phức tạp. Các vấn đề thường xảy ra.

Có một nhân viên chủ chốt đã làm việc với công ty trong 15 năm, người này sẽ thay thế khi chủ đi nghỉ.

Nhiệm vụ đầu tiên của chúng tôi là đưa chủ sở hữu ra khỏi kho, giao công việc đó cho nhân viên chủ chốt và để chủ sở hữu hoạt động như CEO.

Chủ sở hữu miễn cưỡng làm điều này vì anh ta nghĩ rằng mình có thể mất doanh thu. Cuối cùng người này đã đưa ra quyết định vào tháng thứ năm của dự án.

Giai đoạn thích nghi

Sau khi làm việc ban đêm trong kho trong 40 năm, chủ sở hữu cần thời gian để thích nghi không chỉ với chế độ ngủ mà còn để buông bỏ công việc cũ. Chúng tôi mất nhiều thời gian áp dụng AI trong công ty. Tuy nhiên, đưa chủ sở hữu ra khỏi kho là một yếu tố quan trọng để tiến lên.

Chủ sở hữu muốn bắt đầu áp dụng AI cho công ty của mình với việc xử lý đơn hàng vì đó rõ ràng là quy trình làm việc chính trong công ty, và anh ta lo lắng rằng người khác đã tiếp quản sau thời gian 40 năm làm việc của mình.

Kiểm soát hàng tồn kho là một chức năng chính trong doanh nghiệp này. Vì sản phẩm dễ hỏng, sản phẩm cần được đưa vào và ra khỏi kho càng nhanh càng tốt. Vì vậy, công ty đã ký hợp đồng với một bên thứ ba để xử lý kiểm soát hàng tồn kho khoảng 3 năm trước khi chúng tôi tham gia. Chúng tôi ngay lập tức phát triển đối thoại với bên thứ ba, và họ rất hợp tác. Tuy nhiên, người liên hệ chính đã rời công ty, và có tin đồn rằng công ty đang gặp khó khăn, vì vậy chúng tôi tạm dừng xử lý đơn hàng cho đến khi chúng tôi chắc chắn rằng bên thứ ba sẽ tiếp tục hoạt động.

Bước ngoặt lớn

Rất sớm trong mô hình giữ nguyên này, chúng tôi quyết định chuyển sang tiếp thị để có thể tiến lên. Nếu chủ sở hữu không quá kiên quyết yêu cầu xử lý đơn hàng là ưu tiên đầu tiên khi áp dụng AI, chúng tôi đã bắt đầu với tiếp thị.

Hơn 90% công ty áp dụng AI bắt đầu với tiếp thị. Việc triển khai nhanh chóng và dễ dàng, và prompt tốt sử dụng ChatGPT có thể có tác động lớn đến hầu hết các chức năng mà không cần tự động hóa phức tạp. Đây cũng là cách nhẹ nhàng để giới thiệu AI cho nhân viên. Họ có thể thấy AI hoạt động mà không cảm thấy bị đe dọa công việc.

Điều đầu tiên chúng tôi yêu cầu AI làm là phát triển kế hoạch tiếp thị dành riêng cho công ty bán buôn nông sản nhỏ. Kế hoạch ban đầu tập trung vào cơ sở khách hàng, và nhiệm vụ đầu tiên là phát triển khảo sát khách hàng để xác định cảm nhận của họ về sản phẩm và dịch vụ mà họ đang nhận được, cũng như mong muốn và nhu cầu trong tương lai.

Một vấn đề lớn khác

Chúng tôi ngay lập tức gặp phải một vấn đề. Công ty chưa bao giờ làm tiếp thị. Họ có khoảng 200 khách hàng có được thông qua truyền miệng trong 80 năm kinh doanh. Do đó, họ không có CRM với thông tin cần thiết để gửi khảo sát. Họ có các danh sách khác nhau cho các chức năng khác nhau, có các liên hệ khác nhau và thường không có địa chỉ email — và thường liên hệ họ có không phải là người ra quyết định.

Hai nhân viên hành chính được giao nhiệm vụ phát triển CRM, và họ sẽ làm điều đó trong thời gian rảnh. Cuối cùng, chủ sở hữu đã thuê một freelancer tiếp thị có kinh nghiệm để giúp với CRM và tiếp tục nỗ lực tiếp thị trong tương lai.

Chúng tôi có thể cần gửi lại khảo sát cho những người không phản hồi vài lần trước khi chúng tôi nhận được số lượng người phản hồi có ý nghĩa thống kê để phân tích dữ liệu. Chúng tôi sẽ phát triển kế hoạch tiếp thị chi tiết dựa trên kết quả phân tích khảo sát.

Tin đồn về vấn đề tài chính của bên thứ ba được chứng minh là sai, và khi kế hoạch tiếp thị hoạt động trơn tru, chúng tôi sẽ quay lại áp dụng AI cho quy trình xử lý đơn hàng.

Chúng tôi cũng sẽ tiếp tục phỏng vấn chủ sở hữu để tìm kiếm dữ liệu cho bot đào tạo và bot hỗ trợ khách hàng.

Những gì chúng tôi đã học được

Bài học từ nghiên cứu tình huống này về cơ bản là thiếu sự chuẩn bị để áp dụng AI. Nhưng đó không phải là lỗi của chủ sở hữu. Anh ta không mong đợi AI. Đây cũng là một tình huống bất thường khi chủ sở hữu làm việc trong kho trong 40 năm, và công ty chưa bao giờ làm bất kỳ hoạt động tiếp thị nào. Đây là một ví dụ phóng đại về chủ sở hữu làm việc TRONG công ty chứ không phải VÌ công ty. Nếu không phải vì mong muốn biến công ty thành tài sản có giá trị trên thị trường, chúng tôi đã không đạt được tiến bộ như vậy.

Chuẩn bị cho AI về cơ bản là tạo ra một môi trường giúp việc áp dụng AI nhanh chóng và liền mạch. Thái độ của nhân viên rất quan trọng, cũng như việc tài liệu hóa các quy trình làm việc của công ty sẽ được áp dụng AI.

Hiểu tầm quan trọng của việc chuẩn bị cho AI có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại trong quyết định kinh doanh có lẽ quan trọng nhất bạn sẽ từng đưa ra.