HBR: Hướng dẫn cách tạo trợ lý AI tùy chỉnh cá nhân để tự động hóa công việc

https://hbr.org/2025/03/how-to-build-your-own-ai-assistant

#HBR

Cách Tạo Trợ Lý AI Của Riêng Bạn

Tác giả: Alexandra Samuel

Ngày 5 tháng 3, 2025

HBR Staff

Tóm tắt

Đối với những người thường xuyên sử dụng AI tạo sinh, việc tải lên cùng một tệp dữ liệu nền và nhập lại các câu lệnh lặp đi lặp lại có thể trở nên mệt mỏi. Tuy nhiên, nhiều nền tảng AI tạo sinh cho phép tạo trợ lý AI tùy chỉnh, giúp lưu trữ các yếu tố của câu lệnh mà người dùng thường xuyên sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu nhập lại thông tin mỗi lần thực hiện nhiệm vụ tương tự.

AI tạo sinh có thể giúp tiết kiệm thời gian, nhưng khi sử dụng thường xuyên, việc liên tục tải lên cùng một tập tin dữ liệu nền và nhập lại các câu lệnh cho những tác vụ quen thuộc có thể làm giảm hiệu quả. Đó là lý do nhiều nền tảng AI tạo sinh cho phép tạo các trợ lý AI tùy chỉnh: ChatGPT gọi đó là “custom GPT,” Claude gọi là “Project,” còn Google Gemini gọi là “Gem.” Những trợ lý này lưu trữ các yếu tố của câu lệnh mà bạn muốn sử dụng nhiều lần, giúp bạn không cần nhập lại mỗi khi cần AI hỗ trợ các nhiệm vụ lặp lại.

Việc tạo trợ lý có thể giúp xử lý nhiều loại công việc khác nhau mà không cần kiến thức kỹ thuật hay kỹ năng lập trình. Ví dụ, tôi đã tạo một trợ lý AI marketing cho mình, trong đó có các mẫu bản tin, bài viết và bài đăng mạng xã hội trước đây. Tôi sử dụng nó vài lần mỗi tuần để động não ý tưởng nội dung hoặc tách một bản tin thành các đoạn nội dung nhỏ có thể chia sẻ trên LinkedIn. Tôi cũng đã tạo một cố vấn chiến lược, một AI hỗ trợ kỹ thuật, một AI tóm tắt nghiên cứu dựa trên các lĩnh vực học thuật và ứng dụng cụ thể, cũng như một công cụ theo dõi dự án lớn nhất của tôi. Hầu hết các trợ lý này chỉ mất chưa đầy 20 phút để tạo và đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ làm việc.

Là một người viết và diễn giả về môi trường làm việc số, đồng thời đã xây dựng nhiều trang web, tôi có thể khẳng định rằng kỹ năng lập trình hạn chế của mình hoàn toàn không ảnh hưởng gì đến việc tạo các trợ lý AI tùy chỉnh. Sau 2 năm tạo nhiều mô hình và trợ lý AI tùy chỉnh khác nhau, cũng như giúp nhiều người tạo và tối ưu hóa trợ lý của họ, tôi nhận ra rằng nếu bạn có thể mô tả một dự án bằng ngôn ngữ đơn giản hoặc viết một mô tả công việc, bạn đủ khả năng để tạo một trợ lý AI tùy chỉnh hữu ích.

Hãy cùng xem xét những công việc mà trợ lý AI có thể giúp thực hiện, cũng như cách xây dựng và sử dụng chúng.

Các Loại Trợ Lý AI

Có rất nhiều cách sử dụng trợ lý AI tùy chỉnh (bạn có thể tìm thấy hàng loạt custom GPT được chia sẻ trực tuyến), nhưng dưới đây là 4 lĩnh vực chính mà chúng có thể hỗ trợ hiệu quả nhất:

Viết lách, marketing và truyền thông

Trợ lý AI có thể hỗ trợ viết và tạo nội dung, từ soạn bài đăng mạng xã hội, viết báo cáo, xây dựng bài thuyết trình cho đến xử lý khiếu nại của khách hàng. Sử dụng trợ lý AI thay vì các câu lệnh đơn lẻ giúp bạn cung cấp trước hướng dẫn và ví dụ để AI tham khảo, tránh việc phải tìm lại tài liệu mỗi lần cần viết hoặc chỉnh sửa nội dung.

Hướng dẫn và khắc phục sự cố

Cung cấp thông tin về hệ thống công nghệ của bạn cho trợ lý AI, và bạn sẽ có ngay câu trả lời cá nhân hóa mỗi khi gặp sự cố. Tương tự, bạn có thể tạo trợ lý hỗ trợ tài chính hoặc thuế, phân tích dữ liệu, hướng dẫn sử dụng ô tô, cố vấn sửa chữa thiết bị, v.v. (Tuy nhiên, hãy luôn kiểm chứng thông tin vì AI tạo sinh vẫn có thể đưa ra câu trả lời sai lệch.) Cách này cũng giúp cải thiện dịch vụ khách hàng: Roberta, một chuyên viên phân tích khách hàng, chia sẻ trên Instagram của HBR rằng cô sử dụng trợ lý AI để tự động hóa các câu hỏi thường gặp, từ đó có thể tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn và phản hồi khách hàng nhanh hơn.

Năng suất và quản lý dự án

Trợ lý AI tùy chỉnh có thể sắp xếp và ưu tiên công việc, trích xuất hành động cần thực hiện từ biên bản họp và xây dựng cũng như cập nhật tiến độ dự án. Ví dụ, doanh nhân Sarah Dopp đã tạo một Claude Project mà cô sử dụng mỗi sáng để hướng dẫn bản thân qua loạt câu hỏi lập kế hoạch trong ngày, giúp cô xác định ưu tiên và mục tiêu học tập. Với sự phát triển của các "agent" – hệ thống AI có thể tương tác với phần mềm và trang web, trợ lý AI chat cũng sẽ sớm có thể kết nối trực tiếp với ứng dụng ghi chú, lịch điện tử, danh sách việc cần làm và các công cụ năng suất khác.

Tư vấn chiến lược, huấn luyện và đào tạo

Bạn có thể tạo một cố vấn chuyên môn theo yêu cầu, với phong cách giao tiếp tùy chỉnh – từ nghiêm khắc đến khích lệ. (Nhưng cũng cần lưu ý khả năng AI đưa ra thông tin sai.) Ken Romano, một phó chủ tịch công nghệ, đã tạo một custom GPT mô phỏng phản hồi mà anh thường nhận từ quản lý của mình, giúp anh tinh chỉnh lộ trình sản phẩm trước khi trình bày với ban giám đốc.

Để bắt đầu, bạn có thể tạo một trợ lý AI đa năng cho mỗi lĩnh vực trên. Khi sử dụng, có thể bạn sẽ nhận thấy rằng hiệu quả hơn khi tạo nhiều trợ lý với phạm vi hẹp hơn, ví dụ: một trợ lý chuyên viết email tiếp cận khách hàng và một trợ lý khác chuyên xây dựng bài thuyết trình.

Cách Tạo Trợ Lý AI Tùy Chỉnh

Chọn nền tảng

Lựa chọn nền tảng có thể phụ thuộc vào các công cụ AI mà tổ chức bạn cung cấp hoặc cho phép sử dụng. Nếu bạn có quyền tự chọn, hãy cân nhắc nhu cầu của mình:

• ChatGPT hiện là nền tảng duy nhất cho phép trò chuyện với trợ lý tùy chỉnh bằng giọng nói.
• Claude có khả năng nắm bắt phong cách viết tốt nhất nhưng không có kết nối trực tiếp với web.
• Gemini Gem dễ dàng tích hợp với Google Docs và Gmail để tóm tắt hoặc phân tích nội dung.

Bắt đầu bằng thử nghiệm

Hãy bắt đầu với một cuộc trò chuyện bình thường và đưa ra câu lệnh kèm theo thông tin nền hoặc hướng dẫn cá nhân hóa. Cung cấp phản hồi chi tiết để cải thiện kết quả. Khi đạt kết quả mong muốn, hãy tổng hợp câu lệnh và phản hồi thành bộ hướng dẫn tùy chỉnh cho trợ lý.

Viết hướng dẫn tùy chỉnh

Bộ hướng dẫn này sẽ xác định trợ lý AI là ai, nhiệm vụ của nó, cách nó hoạt động và giọng điệu câu trả lời. Hãy viết ở ngôi thứ hai ("bạn sẽ làm điều này") và mô tả chi tiết vai trò của trợ lý.

Cung cấp tài liệu nền tảng

Tăng cường khả năng của trợ lý AI bằng cách tải lên các tệp tham chiếu, ví dụ: tài liệu kỹ thuật, sơ đồ, hướng dẫn sử dụng.

Sử Dụng Trợ Lý AI

Trợ lý AI sẽ không hoàn hảo ngay từ đầu, vì vậy hãy liên tục điều chỉnh câu lệnh, cập nhật hướng dẫn và cung cấp thêm tài liệu để cải thiện kết quả. Khi có một trợ lý AI hiệu quả, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để điều chỉnh câu lệnh và nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc chính của mình.